Cómo hacer un acta de comunidad de propietarios

Cómo hacer un acta de comunidad de propietarios

Sin duda, una de las tareas más tediosas en una comunidad de propietarios es la elaboración de las actas que deben realizarse durante las reuniones. Sin embargo, son un documento imprescindible cuando surgen dudas o problemas relacionados con el tipo o el alcance de los acuerdos aprobados y son tenidas muy en cuenta por los jueces, junto con la declaración del administrador, si se produjera un litigio entre los miembros de una comunidad.

La cuestión es que la ausencia de alguno de los elementos esenciales en el contenido del acta de la Junta de propietarios podría invalidarla. El acta se redacta una vez terminada la reunión de vecinos y, además de los debates y conclusiones a los que han llegado los asistentes, debe incluir los puntos relativos a la Ley de Propiedad Horizontal, así como los ruegos y preguntas de los participantes.

Se establece que, como mínimo, deben recogerse las circunstancias que aparecen en el apartado 2 del artículo 19 LPH. De lo contrario, no será eficaz. El encargado de redactar el acta de la comunidad de propietarios es el secretario, por lo que es muy importante que debe repasarla muy bien para que no haya errores  que puedan dar lugar a futuras impugnaciones. Además, cabe destacar que si el acta no lleva la firma del Presidente y del secretario o, en su defecto, del administrador de fincas, el documento no será legal.

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Cómo hacer un acta de comunidad de propietarios: ¿Qué deben contener las actas de una comunidad de propietarios?

1. Fecha y lugar de celebración de la reunión: aunque no siempre se le da la importancia que merece, lo cierto es que estos datos son muy importantes. Además, se debe incluir también si es la primera o la segunda convocatoria de la junta. De lo contrario, los acuerdos no tendrán validez. Y es que la ley establece que deben tenerse una u otras mayorías en función de si se trata de la primera o la segunda convocatoria de la Junta. También deberá hacerse constan si se trata de una Junta ordinaria o extraordinaria.
2. El autor de la convocatoria o de aquellos vecinos que la hayan promovido: se podrá convocar una Junta cuando lo soliciten al menos el 25% de los propietarios de la comunidad o un 25% de las cuotas de participación de los mismos.
3. Listado de todos los propietarios: deberá elaborarse una relación de los propietarios que han asistido y de aquellos que están representados por otras personas. Además, deberán contemplarse también las ausencias, tanto las totales como las de aquellos que se hayan marchado en mitad de la reunión, para tenerlo en cuenta en el resultado de las votaciones y en las posibles impugnaciones de los acuerdos en los días posteriores. Por otro lado, también es bueno listar a los propietarios que están privados del voto por no encontrarse al corriente de los gastos de la comunidad de vecinos a pesar de que la Ley de Propiedad Horizontal no lo exige.
4. Acuerdos aprobados: aquellos acuerdos que se adopten deben quedar contenidos en el acta de la Junta de Propietarios de manera clara y comprensible. De igual modo, deberán contemplarse los votos de cada uno de los acuerdos, tanto aquellos que sean a favor como en contra, así como las cuotas de participación de cada uno de los propietarios si es relevante para la validez del acuerdo.
5. Firma del Presidente y del Secretario: una vez terminada la Junta, el contenido del acta se cerrará mediante la firma del Presidente y del Secretario, ya sea en el mismo día o en los 10 días posteriores a la celebración de la reunión. Una vez que el acta se haya firmado, los acuerdos entrarán en vigor, independientemente de las impugnaciones que puedan producirse. Además, será remitida a los propietarios en cumplimiento con el artículo 9 de la LPH y se incorporará al Libro de Actas de la comunidad, quedando obligado el secretario a conservarlo durante al menos 5 años.