Lo primero que hay que tener en cuenta es que todos los propietarios de una comunidad de vecinos tienen el derecho y el deber de estar informados del estado de las cuentas de la comunidad de propietarios. Como mínimo debe realizarse una junta al año para explicar los gastos e ingresos a lo largo del periodo y tomar las medidas que se consideren oportunas para el futuro. La cual no tiene por qué coincidir justamente con el año natural, sino que puede hacerse en el periodo de mayor gasto de la comunidad.
Es recomendable llevar un libro de cuentas que será el instrumento principal de la persona que se ocupe de gestionar el dinero de la comunidad. En él se reflejarán los ingresos y los gastos, quedando anotadas todas las operaciones e ingresos por las cuotas pagadas por cada vecino o los pagos por los servicios externos, gastos imprevistos y fondo de reserva. Toda esta documentación, además de presentarse en la junta de propietarios para su aprobación, debe ser enviada a todos los vecinos al menos 8 días antes de la reunión.
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Todo propietario tiene derecho a solicitar el estado de las cuentas de la comunidad de propietarios, pero debe hacerlo siempre bajo una justificación seria y objetiva. Por ejemplo, una sospecha fundada de que se haya podido producir una mala o fraudulenta gestión del fondo económico de la comunidad de propietarios o que no se haya aportado a las Juntas por parte del secretario-administrador toda la documentación relacionada con los gastos, inversiones, etc. En estos casos, el administrador debe rendir cuentas a cualquier propietario que desee consultar y revisar el estado de las cuentas sin ningún inconveniente. Si hay información que se omite, resulta confusa o está incompleta, podría ser causa suficiente para que alguien solicite dicha información. En el caso de que el administrador se niegue a ello, se podrá recurrir al presidente para que la solicite y se le proporcione al propietario interesado.
Los vecinos no pueden acudir al banco para preguntar el saldo de la comunidad o solicitar un certificado sobre los movimientos. Solamente la persona autorizada en el contrato, que normalmente es el presidente, puede hacerlo. En cualquier caso, es un derecho que debe ejercerse de manera racional, ya que no se puede estar solicitando en cualquier momento ni con la más mínima excusa. Es necesario que se alegue un motivo serio y objetivo.
Una gestión de la comunidad de vecinos que sea transparente y sin malas prácticas pasa por permitir a cualquier vecino que lo solicite el acceso a las cuentas y facturas de la comunidad. Pero sin consideras que tu comunidad está aplicando malas prácticas en la gestión del dinero, no dudes en solicitar la documentación necesaria. Pero también se puede pedir en el caso de aquellos gastos que no necesiten de aprobación en junta de propietarios, como el mantenimiento, la conservación, la seguridad, la habitabilidad y la accesibilidad del inmueble.
Podemos definir al administrador de una comunidad de propietarios como la persona física o jurídica que se ocupa de gestionar los intereses de la misma. La Ley exige que la junta de propietarios de reúna al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas de la comunidad. Pero además, el administrador está obligado a rendir cuentas para exponer el estado del patrimonio administrado y las gestiones que se han llevado a cabo para su conservación, todo lo que se ha pagado, todo lo que ha recibido y todas las obligaciones que ha asumido frente a los terceros.
A todos, antes o después, nos ha tocado asistir a las temidas reuniones de las comunidades de propietarios. Puede que, incluso, nos haya tocado ejercer como presidente o secretario durante un tiempo. Se trata de obligaciones legales que pueden acarrearnos más de un quebradero de cabeza, especialmente si de la gestión no se ocupa una gestoría o un despacho de abogados profesional y nos toca a nosotros realizarlas. Si somos los administradores, nos tocará llevar las cuentas de la comunidad.
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