La aprobación de las cuentas de la Comunidad de Propietarios es un elementos clave en la celebración de la Junta Ordinaria que se convoca cada año, tal y como establece el art. 14.2 de la Ley de Propiedad Horizontal. Siendo obligatorio reunirse al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas. El origen y objeto de estos presupuestos no es la ganancia o lucro, sino el de proceder a la necesaria gestión y administración de los elementos comunes que existan dentro de la finca.
Los gastos de la Comunidad de Propietarios, por supuesto, deben quedar reflejados en facturas y ser completamente transparentes y accesibles para cualquier vecino que quiera consultarlos, siendo obligación del administrador facilitar esta información cuando le sea requerida, tal como se establece en el art. 20.e) de la Ley de Propiedad Horizontal.
No obstante, en algunos casos la Ley de Protección de Datos puede dar lugar a confusiones porque en algunas cuestiones parece chocar con la Ley de Propiedad Horizontal. Por eso, si los documentos contienen datos de carácter personal, es necesario el consentimiento de los afectados. Lo que no pueden hacer los vecinos es dirigirse a la entidad bancaria a preguntar por el saldo de la comunidad o por los movimientos de la cuenta. Únicamente la persona autorizada en el contrato de la cuenta bancaria puede hacerlo.
En aquellas comunidades en las que existan los cargos de secretario y administrador y sean desempeñados por distintas personas, habrá que acudir al secretario si lo que queremos es consultar los libros de actas de la Junta de Propietarios, las comunicaciones, las convocatorias, apoderamientos y documentos que tengan que ver con reuniones.
Aunque no es obligatorio por ley, el libro de cuentas es el instrumento principal de la persona encargada de la gestión de la contabilidad de la comunidad, ya que en él se anotan los ingresos y gastos de la misma. Sirve para apuntar todas las operaciones económicas que se realizan dentro de la finca, como las cuotas mensuales de cada propietario, las derramas o los pagos de servicios externos como limpieza, obras , jardinería o mantenimiento.
Puede ser un libro físico o un archivo digital preparado para tal fin. Toda esta documentación debe ser presentada en la Junta de Propietarios para la aprobación de los presupuestos anuales, y ser enviada al menos 8 días antes de la reunión.
El presupuesto anual no es complicado de calcular, ya que es habitual que casi todos los años se tengan los mismos gastos. La suma de los gastos previstos es la que nos dará el presupuesto general de para el año. No obstante, también es recomendable incluir una partida para un fondo de reserva para hacer frente a imprevistos, que debe ser como mínimo de un 5% del total del presupuesto anual. De esta manera, se podrán afrontar los gastos extras y cubrir la demora en los pagos o el impago de propietarios morosos. Se sumarán los gastos previstos y el fondo de reserva y se dividirá entre los propietarios para establecer la cuota anual, que por lo general se reparte en 12 mensualidades.
Si algún propietario no paga la cuota que le corresponde, se debe convocar una Junta General Extraordinaria para certificar el acuerdo de la junta y la liquidación de la deuda. Habiendo avisado previamente de ello al propietario deudor. El certificado de liquidación de deuda con la Comunidad de Propietarios es obligatorio para poder iniciar un juicio monitorio o requerimiento de pago. Si el vecino moroso sigue sin pagar, la Comunidad puede contratar un abogado al que entregará los documentos anteriores o interponer una petición inicial de procedimiento monitorio contra dicho propietario.
Las derramas son contribuciones extraordinarias para gastos no habituales que deben ser aprobadas en Junta. La cantidad se divide a partes iguales entre los propietarios. Si el coste de la derrama no supera las 12 mensualidades de la cuota de la Comunidad, aunque algunos propietarios voten en contra, si es aprobada, nadie puede negarse a pagarlo.
Del mismo modo que cualquier otro usuario final, las Comunidades de Propietarios están obligadas a pagar IVA y a solicitar facturas en las que se refleje dicho impuesto. Además, si por cualquier motivo, la comunidad realiza alguna actividad económica con ánimo de lucro, como el alquiler de la cubierta para poner una antena o una valla publicitaria, o el alquiler de un local comercial, también debe emitir facturas con IVA y realizar la declaración trimestral correspondiente en Hacienda, donde se refleje el IVA generado y soportado.
Pero además, hay que tener en cuenta que, aunque no realicen este tipo de actividades económicas, aquellas Comunidades que hayan pagado a un mismo proveedor más de 3.000 euros en una o varias facturas durante el mismo año deben presentar una declaración a Hacienda.
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